- 2015 年 4 月 14 号购入 Omnifocus for Mac & iOS。
- 2016 年 4 月 4 号升级成 Omnifocus for Mac Pro 版。
2017 年 6 月 22 号，恰好是我使用 Omnifocus 的第 800 天。从兴奋的初体验，陡然进入自我怀疑和醒悟反复交错的阶段，直到写下这篇文章时，我发现「承认自己的平凡」，才是和它相处，最好的方式。
从错觉到现实
「Getting Things Done」是我知道的为数不多的直接将口号拿来做名称的理论。极富煽动力的三个单词，让我没有真正去读那本书之前，脑中就似乎看到了，大大小小的项目一个个被井井有条的消除的场景。而 Omnifocus 作为外界评价「最忠实于 GTD」的工具，自然也让我产生了使用它，就能化身高效人士的错觉。
然而实际使用两年多后，我依然没有变成自己当初憧憬的那个，能够现实中辗转腾挪，得心应手的应对所有事的「效率达人」。而是在一次次怀疑自己和怀疑工具过后，才意识到自己只是个精力有限、能力有限的普通人。只有当我自己想清楚了「能做什么」，「应该做什么」之后，才有机会完成「想做的事」。
而 Omnifocus ，则只是一个在这个过程中让我保持「Focus」的工具。
只把「能做的事」放进 Omnifocus
甫一开始使用 Omnifocus 时，遇上最大的问题不是软件本身，而是我压根不知道怎么把现实中的事情，有条理放到 Omnifocus 中。
收集和处理任务（给任务加上时间、地点等属性）是 GTD 流程中的前两个环节，因为它们的字面意思已经过于直白，绝大多数教程都蜻蜓点水般的带过，拿一些生活中常见的任务来举例。例如 Omnifocus 的官方教程就是以「换灯泡」给 Inbox 动作距离，讲解项目时则是烘培蛋糕等。
然而这样的教程无异于「四步画马法」。
相比这些教程中的熟悉的事情，现实中更多的是一开始无从下手的事情。上学期一开始我就在 Omnifocus 中创建了一个「学期报告」的项目，但当时我对要写的题目基本一无所知，也就无法在 Omnifocus 中将这个项目进一步分解。毕竟将大项目有逻辑分解为一个个小动作，才是有技术含量的地方。
但是这是 Omnifocus 这个软件的设计或者 GTD 理论的缺陷吗？
将远在天边的目标化成一个个可以执行的动作，所谓的事项管理软件才能发挥作用。而「分解项目」的前提是：这个项目在你的能力范围之内。起码，你得知道怎么开始。
虽然我无法一口气将「写论文」这件事完全正确的从头到尾分解出来，但是我知道该如何去开始。于是我先添加了一个「和教授约时间面谈，讨论报告的主题和范围」的动作；面谈过后，在对主题有了解，于是创建了一个「搜索主题相关的论文和报告」的动作。
目前的我，仍在一个在学习阶段。如果直接扔一个类似「写一个自动生成报告的 Python script」的项目进 Omnifocus，自己根本不知道如何进行下去，Omnifocus 自然也排不上用场。我只能把目前自己「能做的事」一个个添加进去，而不是脑子里想当然的给自己定一些计划和任务。
而 Omnifocus 让我意识到，我的能力是有限的，在每一个当下，都只能做那些我「能做的事」。
只把「应该做的事」放进 Omnifocus
随着对 Omnifocus 的熟悉和依赖，我开始逐渐把生活中的项目一个个搬进去。既有「每周末例行大扫除」这样的生活琐事，也有「学习《最简单的魔法》 PS 教程」这样让自己兴奋的挑战。
但在 Omnifocus 里，无论是收件箱还是项目列表，都开始逐渐被塞满，任务之间互相争夺我的注意力，看上去都在井井有条的进行中，实际上却没几个项目真正按规划的时间完成了。
添加「学习《最简单的魔法》 PS 教程」这个项目的时候，我感叹终于有个易懂系统的 PS 教程，这次一定要学会它。于是按课程章节添加了动作，规划了每周看视频教程的时间。但现实却是学习的过程断断续续，始终没法走上学习该有的节奏。
这是 Omnifocus 的事项管理体系出了问题吗？
在没有这段经历之前，我一直自诩为一个「学有余力」的人，过渡热衷于一些「想做的事」，却忽视了那些「应该做的事」（比如周末大扫除）。而当所有的事都在 Omnifocus 中平铺显示时，我才意识到，我只是一个精力有限的普通人，在去做那些有趣的「课外项目」之前，还是应该先保证能完成「应该做的事」。
于是我把 Omnifocus 中那些有趣，但是目前不是我生活学习重心的项目，统统请了出去，在 Bear 中创建了一个 Wunderlist。当不成「学霸」必然有些失落，但是连「该做的事」都不能好好完成，不才是一起混乱的起点吗？
我自己都没法「管理」的时间和生活
曾一度很迷恋在 Omnifocus 中按时间属性去安排自己的项目，就像小学时每个寒暑假一开始，都给自己定下不少计划。做完计划的那一刻似乎就感觉已经完成所有目标了。然而现实却是，预测试图里安排的「已标注」和「推迟到今日」的任务，执行起来总是不顺利，最后只能把任务再次推迟。
如果不能妥当按时间安排这些任务，使用 Omnifocus 的意义在哪里呢。
Omnifocus 里对任务的时间属性设计的很意思，只有「推迟至」和「截止」。一个是任务可以开始进行（而不是一定要执行）的时间，例如拿到了同事初步处理好的数据，自己才能开始进行「数据分析」这个动作。另一个则是任务的「截止时间」，例如交报告的截止日期。两个时间点结合起来，往往是一段比想象中要长，使得去执行它的动力不是那么足。那为什么不像日历一样，设定一个开始做和结束的时间呢。
因为在我的实际生活中，意外事件和被打断才是常态。
打断我一天的安排可能来自外部，例如来自朋友的请求，意外接到的任务；更多的时候是来自内部的，例如执行某个任务到一半发现自己接下去不会做了，需要找老师帮助。如果像之前一样，强行给任务钉上开始和结束时间，只会不停的重新去调整，直到对完成它失去信心。
我是个普通人，所以我才需要 Omnifocus
Omnifocus 既不能管理我理所不能及的事情，也不能管理我有心无力的事情，剩下的任务，不能如我期望的那种精确的按照时间表执行，那么对于平凡地我来说，它还是必须的吗？
是！
正是因为我的生活充满了限制，是带着脚铐跳舞，我才意识到Omnifocus 才更有存在的意义。正如其名，我需要它帮我「Focus」。
对我来说，所谓 Focus ，就是找出眼下应该做的事情。「例行」视图里放着每天要做的事情，对应着早上到了学校，开始干正事前应该做的准备工作；「Do it」视图里的任务，截止日都是今日，是无条件应该每天先完成的任务；如果被打上了标记，则意味着这项任务近日（我给自己的余量是三天内）应该去执行。
还记得前面说的吗？强行给任务加上开始和结束时间是不现实的，但是若按照时间上相对的紧急性，辅以地点作为过滤，就能「Focus」于那些专注于眼下「应该做的事」。首先「Focus」那些相对紧急重要的事情，有多余的时间再给自己逐渐加一些任务。就像一个水库，不是死板的按计划来安排排水蓄水，而是实际看天气情况，去调整蓄水的进度。
而更宏观的 Focus，是将我有限的精力 Focus 在「应该做的事」上。实际上对我来说， Omnifocus 既不能时间管理，目的也不在于事项管理，而是精力管理。不盲目跟随所谓的「主流」，不被纷繁复杂的新鲜事物把生活切割成碎片，而是明白自己的「平凡」，进而 「Focus」。