用这 7 个实用 OmniFocus 透视，高效处理每日任务

在知乎上有一个《OmniFocus 被过誉了吗？》的提问：

按 OmniFocus 的设计者的构想，用户应该在透视中去查看要完成的事。透视，就是按照一定的时间、场景或者轻重缓急的程度，像糖葫芦一样，把不同项目中的任务串在一个界面中。OmniFocus 默认就有上下文和预测等透视。

但用默认透视，经常会遇到不能直接显示自己想要的任务的情况，例如「预测」透视不能显示那些没有设定日期属性的任务。假使一次工作会议后，添加了一个「整理会议的主要内容，给会议报告作为素材」的任务。如果不设定开始或者结束时间，这个动作就不会出现在「预测」透视中。

想看的任务不能直接看，能直接看的不是当前需要的，就造成了一些用户「不知道每天打开 OmniFocus 该看哪里」的困扰。

这时就需要自定义透视¹ 登场。

自定义透视还是透视，只不过不是软件开发者内置的，而是我们自己制定筛选动作的规则，生成一份来满足自己需求的任务清单。默认透视和自定义透视，就像威士忌和鸡尾酒的区别。

OmniFocus 的强大之处在于，给每一个任务都赋予了丰富的属性。打开透视编辑器，就能根据自己的需求，去调整透视中到底要显示什么。可以是明天就要截止的任务，也可以是下周就要开始的项目，不一而足。

不过有了选择的自由就带来了选择的苦恼。到底该怎么调制自定义透视，才能最大限度发挥它的威力呢。

接下来我就针对生活工作中几类常见的场景，来介绍相应的自定义透视。等到了实际使用时，只需打开相应透视，就能清清楚楚的知晓自己该做什么了。

不管是忙于学业的学生，还是朝九晚五的上班族，每天醒来后都不可避免地要问自己一个问题：今天我要干什么？

不少人喜欢用「今日待办」来列清单。早晨信心满满地计划要完成所有事项，但常常被临时分配的事打乱，最终下班时发现清单上还剩不少，只能感叹又高估了自己的工作效率。

使用 OmniFocus 的目的，是把心绪集中在当前应该着手做的动作上，而不应该被「今天我能不能完成待办清单」分散注意力。列出每个项目中自己可以立刻开始着手的事项，形成一份下一步清单，就能明确一天工作学习的重心。

选择「使用项目层级」，就能一览所有进行中项目的进度。但是不需要再分组，尽量保持透视显示内容的简洁。将排序设定为「已标注」，能让重要的项目尽量靠前。最关键的是「按可用性过滤」选项中，选择「首先可用」，这样只会显示项目中的排在最靠前的一个动作，最切合「下一步」的定义。

等你端着咖啡坐在工位上，或者夹着课本跑到自习室中，又一个问题会随之而来：我在这（学校、办公室）应该干嘛呢？

「下一步清单」明显不适用这个场景，因为它通常包含了你生活工作中的多个项目，不能起到聚焦的作用。但对它稍作修改，就能得到一张「Only in 学校/办公室」的透视。

这个透视的关键在于利用聚焦和工具条工具缩小范围。我只选择了「学习」文件夹，因为「兴趣」和「生活」文件夹中的项目都不一定要在学校完成。利用工具条选择「学校」和「Macbook」两个上下文，进一步把范围限定在学习项目上。最后别忘了把「按可用性过滤」选项改为「可用」，这样就能看到所有能开始进行的动作。

这份透视还能在离开学校、办公室前看一眼，就能大致明确工作的进度，明天又有哪些事要上上心了。

经过上午的工作和午饭，终于等到了午休时间。但一般午饭后都不适宜立马午睡，那这午饭和午睡之间的时间，又该如何把握呢？

利用任务属性中的「持续时间」，就能列出一份「午饭后」的任务清单。

午休前我大概有半小时的空闲时间。筛选出持续时间为 30 分钟的任务去完成，利用了这段休息时间的同时，又不耽误 30 分钟后的午睡。

「持续时间」是 30 分钟，不意味动作属性中的「持续时间」一定要是精确的 30分钟，而是持续时间小于 30 分钟的动作都会显示出来。如果选择「1小时」也同理。

熬过了一天的工作，想必已经身心俱疲，此时的你恐怕再也不想见到工作中的事情。又或者因为要挤地铁搭公交，能有座位拿出手机就算万幸。在这段时间里，又该如何查看自己能做的任务呢？

这是我们就需要结合文件夹和上下文，来筛选出通勤时或者回家前能做的事。

以我自己的情况为例：首先把文件夹聚焦到 「生活」和「兴趣」，再把上下文限定为「iOS」和「Focus（No Work）」，这样筛选出来的多半是「整理今天的账单」、「回复 XX 的邮件」和「学习 Coursera 的 XX 课程 — 第三课」等等在路上也能完成的事情。

之前介绍的透视，都是我经过实践总结，挑选出能适合每个人日常生活的自定义透视。但是自定义透视的灵活，远不是这几个透视能体现出来的。

接下来我们就来看看一些或许没那么有普适性，但或许能给特定人群一些启发的自定义透视。

如果项目中的所有动作都完成了，要么项目就此结束，要么就等待着继续添加任务。「等待」透视就是将这些项目挑出来，方便我们进一步处理它们。

这个透视的巧妙之处在于利用项目状态「延迟」，「延迟」不是我们能手动设置的项目属性。当项目下没有等待完成的任务，就自动被归为「延迟」状态，由此可以筛选出等待处理的项目。

任务管理最怕有项目「烂」在任务体系中。有的项目长期没有进展，你也并没有遗忘它，只是对自己说着「下次再说怎么办吧」，一直拖延。用「检视」透视，可以按时间顺序查看这些项目，并督促自己赶快作出决定。

这个透视并不用筛选掉项目，只需要按添加的时间排序即可。注意要勾选上「使用项目层级」，这样查看的时候更方便。如果一个去年的项目还没有完结，就要好好想想是该放弃它，还是要规划时间继续完成。

灵活筛选上下文，也能使自定义透视更实用。

邮件往来是职场人士的主要沟通手段。但我们在收到邮件的时候，可能来不及立刻回复。紧张的工作中，最后极有可能遗忘，导致工作被耽误。将这类事项统统收集进 OmniFocus，就能避免不少工作失误。

我通过 Airmail 3 的动作，一键将待回复的邮件收集到 OmniFocus 中，加上「Mail」上下文，就能在专门的界面中查看。

经过前面的介绍，我们就能在不同的场景下，在 OmniFocus 中查看到有用的任务清单。

不过你可能也发现了，自定义透视，或者说 OmniFocus，并不是像电影中的助理从早到晚的给你列出今天的行程，而是筛选出每种场景中，你应该集中注意力去完成的事情。所谓「Focus」，所谓「活在当下」，我想大抵不过如此。

不过如果只有默认透视，就不能解决「不知道每天打开 OmniFocus 该看哪里」的问题了吗？其实不然，如果你能理解 OmniFocus 的任务属性设置，能熟练地调整显示选项，只用标准版中的默认透视，也能应对不少场景。

在我撰写的教程《OmniFocus 入门与进阶》中，详细的讲解了 OmniFocus 的每一处设置和相应的应用实例。当然还有更多的自定义透视介绍，以及 AppleScript 等进阶内容。希望起到抛砖引玉，帮大家开拓使用思路。