本文节选自「用印象笔记打造知识管理系统」教程。在这个信息过载的时代，学会「如何管理信息和知识」非常重要，作者从输入、编辑、整理、搜索、协作五大部分，为你层层剖析印象笔记的深度方法，让我们能够智能、有序地生活，让一切都井井有条。
很多印象笔记新手，在初期特别容易犯的一个错误就是「为了整理而整理」。新建笔记本的时候比较随意，但也因此很容易混乱，又需要花很多时间，维持笔记本的基本秩序，创建了几十个笔记本，整理信息的时间比使用信息的时间还要长，本末倒置。
近些年，在笔记圈，很多人更推崇「轻分类、重搜索」的理念，有些人甚至提出，印象笔记只需要建立一个笔记本就够了。
那么，我们到底该建该不该建立笔记本？应该建立多少个？如何对笔记进行分类？该怎么设计笔记本的基本架构？这部分就来回答上面的这些问题。
为什么要在印象笔记里分类？
分类是我们认识、理解世界最常用的方式之一。
对知识的分类往往能反映出一个人对事物理解的深度，在印象笔记里的分类也同样如此，虽然没有绝对意义上的好坏，但是分类的确是知识管理的核心技能。
我们先来聊一聊，可以全文搜索之后，为什么我们还是要分类？主要有下面几个原因：
1. 视觉上的美观
我们在电脑里使用文件夹和在印象笔记里使用笔记本是一样的，通过对同类型信息的规整合并，界面会显得整洁清爽，需要什么信息也可以比较快的找到。整齐的办公桌能让我们工作起来更高效，同样的道理，有序的笔记本也能让我们心情舒畅，效率倍增。
2. 信息的聚合
不分类的一个重要理由是：可以搜索。但是有一个不可回避的问题是，你很难穷尽某个主题下的所有关键词。举个例子，我想要找到跟如何复盘相关的信息，于是我搜索 复盘，得到很多结果，但是这些结果当中有相当一部分信息是冗余信息，复盘只是这一条笔记中一个非常不重要的关键词，整篇其实在谈论另外一个主题。
另一方面，很多笔记，并没有复盘这样的关键词，但其实整篇都在谈这个事情，也许是它用了反省，或者总结、或者其他什么表述，或者干脆他根本就只是讲故事，但是实际上他讲的事情就是如何复盘。
如果，我们没有将这些信息放到一个笔记本中，那么，这些信息就不会自动聚合到一起，我们在未来也很难通过简单的搜索，实现最优化的信息聚合效果。
除此之外，工作信息和主题研究类信息，在某一个实践阶段可能是每天都要打开的笔记，自然也需要放到一个笔记本当中，而这也便于我们在项目结束之后也将笔记本进行归档。
3. 分享的便利
印象笔记有分享笔记的功能，即便不是企业版，我们也可以通过分享，共同准备一场旅行、一次婚礼、一场 Party。分享的单位可以是笔记，也可以是笔记本。有比如，团队有新的伙伴加入，需要尽快了解行业知识，我几秒钟就能直接把笔记本分享给他，他那边立马能看到我的共享笔记本的全部笔记。如果没有笔记本，一条条的共享笔记，那体验得多糟糕。
4. 知识存量的可视化积累
使用印象笔记，是会积累成就感的！这是一条看起来用处不大，但实际上非常有意义的事情，让知识积累可视化这件事其实非常重要。
使用印象笔记的过程就是对某一个领域或学科持续积累精进的过程。
当我发现并慎重决定将某一个主题纳入到自己的知识体系的时候，第一件事情，便是在印象笔记中建立一个主题笔记。随着时间的积累，阅读相关主题的文章，并且将其存储到这个笔记本中。
不用多久，你发现，这个笔记本里的笔记从 1 篇、2 篇到 10 篇、20 篇，在这个过程中，你对这个领域知道的越来越多。然后，你发现再看到相关文章，自己读的也越来越快，新的文章给自己的信息增量越来越少。
笔记数量继续增长，到 30 篇、40 篇，你逐渐发现很多读到的文章无非是自己读过的某些文章的变体，你已阅读过最经典的那一篇。当这个主题的笔记本里已经积攒了 100+ 笔记的时候，你可能会发现，自己竟然不知不觉，对这个领域做了如此之多的积累，而这 100+ 经过自己精心筛选和深度阅读的文章，在自己的笔记本里，已然成为自己最可靠的知识资产。
如果没有这个笔记本，你可能永远无法如此直观地感知这个知识逐渐积累的美好过程，虽然它们也进入了你的笔记，但就像雨水飘进了大海，了无痕迹。
5. 便于后期检索
在最后一个章节，我们会强调，要有搜索思维，而不是文件夹思维。打开笔记，搜索而不是靠记忆笔记的位置。
不过，我们虽然坚定地认为搜索能够解决大多数信息调取的问题，但是还是有无论如何都不能搜索到的情况，而这时候，如果我们有分类，至少还可以通过类别，遍历这个类别下所有笔记的方式找到它，也就是说，分类为我们保留了另外一条非搜索之外定位到目标信息另一种可能性。
如何在印象笔记里分类？
我们从小到大在不停地分类，分类让我们对事物的理解更加清晰，我们也在分类的过程中逐渐形成自己的知识架构和判断标准。每个人因为成长环境不同，思维方式不同，分类也是五花八门，不必追求完全一致，不过好的分类确实有一些共性特点，可以给我们一些指引和参考。下面我就来介绍下自己迭代了 N 个版本最终形成的笔记本架构，供大家参考。
第一维度：装机必备笔记本
这部分的笔记本类似于我们电脑里的浏览器、压缩工具、视频播放器、Word 文档，属于必备的几个类别。
1. 收件箱
设立收件箱的目的，我们在前文提到过，就不再这里展开。简单来说，它是我们笔记的中转站，我们也可以简单地把它理解为存放「待处理笔记」的地方。
一般情况下，我们会将其设置为默认笔记本，具体方法是点击「偏好设置 - 通用」，然后点击下图所示的笔记名称选择默认笔记本。
设置之后，从网页、邮件、Workflow 等 App 发送过来的笔记都会默认进入到这个笔记本中。别小看了收件箱，它可以说是无处不在的标配，你可以看看邮箱客户端、任务管理工具、图片管理工具、写作工具等等，这基本上算是信息管理软件的标配。所以，如果你要在印象笔记建立第一个笔记本，大概就应该是收件箱了。
理想情况下，收件箱只需要是一个笔记本就够了，但现实情况是我们从微信、得到、微博剪藏过来的笔记并不会自动存储到默认笔记本，而是会各自新建一个单独的笔记本。所以，为了保持收件箱的统一性，我们可以把这些笔记本堆叠在一起，形成收件箱的笔记本组。
P.s. 如何建立笔记本组的方法，也在这里做个简单的演示：
新建笔记本组
2. 归档 | Archive
如果说收件箱是我们笔记的信息入口，那么归档笔记本应该就算是笔记的终点。
不是所有的笔记都会在归档中结束自己的使命，大部分的笔记作为知识会流转到相关主题的笔记本中，并不会走到归档笔记本这一步。
归档笔记本主要是为了那些具有项目属性的笔记本做准备的。俗话说，凡事要有始有终，做事情要有闭环，否则很多事情开一个头，最后都无疾而终，不仅仅浪费时间成本，还会特别打击做事情的成就感和积极性，似乎什么事情都在进行，什么事情都没有结束，这千头万绪的感觉非常糟糕。
一旦你熟练使用印象笔记之后，你就会发现用印象笔记竟然可以做如此之多的事情，比如：策划一场婚礼、组织一次日本自由行、准备一场考试、筹备一场 Party，包括很多工作上的大小项目，都可以用印象笔记来帮我们完成。这些项目属性的笔记或者笔记本，在我们项目结束之后，需要从进行中的状态，调整为已完结的状态。
那么，如何在印象笔记中，给这些项目归档呢？下面来详细介绍下具体步骤：
首先，我们新建一个笔记本组，将其命名为「Z - 归档」（Z，作为前缀是为了让其排序在最末尾）。
其次，我们将笔记本组中的一个笔记本作为零散归档笔记本，将其重命名「Archive - 零碎归档」。
这样，归档笔记本体系就算搭建完成了，今后，如果我们遇到单独的笔记需要归档，首先对笔记进行重命名，在笔记前面添加 Archive - 归档时间 表示笔记已经是归档的状态，比如原先笔记名称是 CRM 工具调研，在完成这项工作之后，就可以将笔记名称修改为 Archive - 20171225 - CRM 工具调研 然后将笔记移动到「Archive - 零碎归档」笔记本中。
如果是笔记本的话，命名规则相同，区别是将其移动到归档笔记本组里面即可。
3. 其他笔记本（组）
「其他」是笔记本分类一个非常重要的维度，即便我们的分类体系再完备，除非完全采用 Wikipedia 的分类方式，否则也很难将所有类型都提前穷尽，但百科知识的分类方式其实对个人的实用价值非常有限，换句话说：性价比太低。
所以，我们可以建立一个笔记本组叫做「其他」，将一些不好分类的笔记本放进去，其次，我们在部分笔记本组里选择性地建立「其他笔记本」，将那些不好分类的笔记暂存放进去。
在实际使用过程中，我们对「其他笔记本（组）」要尽量克制，我目前在其他笔记本组里放的最多的笔记本是一些朋友分享给我的笔记本，有些是关于 Mac 电脑的技巧，有些是关于 Win 生产里工具的推荐，这些笔记本并不在我的控制范围，而且其命名和分类方式与我的笔记本体系是冲突的。然而，它们显然也不适合放到归档笔记本中，所以，我将这些笔记本都统一放到其他笔记本组中。
有了其他笔记本（组），能够瞬间释放你的分类压力，但是，谨慎使用，别让「其他笔记本」瓦解了你的核心分类体系。
第二维度：主笔记分类
除了上面几个基础必备的笔记本分类之外，剩下的就是我们的主笔记分类。
为了方便大家理解，我先放一张的简单的分类逻辑图：
我来解释下，这个分类的基本逻辑：
第一步：建立 4 到 7 个一级分类
每个人分类的方式都有所不同，但是不管你的分类偏好如何，尽量让第一级分类的数量控制在 4 到 7 个。
为什么我们要控制一级目录的数量呢？
非常简单，一是减少分类成本，二是减少调取成本，三是防止笔记紊乱。
我们先来看看网上一些用户的一些笔记分类截图：
可以看出来，大部分人笔记本的分类都比较随意，对第一层级的数量也没有特别的限制。很多人在使用印象笔记的初期，有感兴趣得话题就建立一个相应的笔记本，内容太多之后发现类别近似，就堆在一起形成笔记本组，让类别自然演化。
随着时间的发展，这种野蛮生长，可能会让笔记本的结构变得越来越复杂，因为没有整体的规划设计，笔记结构从凌乱到失控，最后反而不断增加笔记整理的成本。
但是，当我们确定了第一层级之后，这就给了我们一个最基本的限制，乱也乱不到哪里去。
那么，第一个类别如何建立呢？简单来说，这几个类别，应该能够能涵盖你未来绝大多数的笔记内容。其实啊，因为只有 4 - 5 个类别，我们能发挥的余地并不会太大。
下面我就来推荐几个值得参考的类别：
学习、工作、生活、兴趣
金融、生活、百科 p.s. 金融可以替换成你所在的领域，比如摄影、人工智能、快消。
工作、生活、健康、理财、人脉、学习
收件箱、资料、写作
第二步：在印象笔记中部署
注意，这里的第一个级别分类并不代表着都是笔记本组。
在确定了第一个层级之后，你可以在思维导图或者大纲中对这些类别进行初步的分解。比如我的笔记结构在分解之后就形成了下面的基本框架：
学习- 阅读- 写作- 英语- 生产力工具工作- LegalMind- 法律事务生活- 健康- 爱情手册- 自省- 凭证- 旅行- 孤独的美食家兴趣- 茶 & 咖啡- 音乐- 摄影- 视频剪辑- 观影知识- 哲学- 心理学- 科学技术- 产品经理- 人工智能虽然这个分类是参考示例，不过结构基本上能 Hold 住绝大部分信息类别，大家可以根据自己的实际情况灵活调整。
第三步：部署到印象笔记
很多人看到这样的结构，通常会想当然的将工作、学习、生活、兴趣，新建为印象笔记的笔记本组，然后阅读、写作、英语这些作为笔记本组下面的笔记本。
一开始这样安排完全没有问题， 这里想跟大家介绍一个概念叫做：笔记本的级别跃迁。什么意思呢？
我举个例子，一开始我将「写作」作为一个单独的笔记本，就是把日常读到的一些关于写作方法的文章收集到笔记本中，对于这样的需求，笔记本就足够了。
过了一段时间，我意识到，写作重要的是在平时能积累一些写作的卡片（也可以称之为素材），这些内容和写作方法论显然就不太适合混在一起。这时候，我意识到，仅仅用一个笔记本已经不能承载「写作」这个主题。
于是，我将「写作」从笔记本中剥离出来，使其跃迁升级成为一个笔记本组，然后在「写作笔记本组」下分别建立写作方法论、素材、解码文字等笔记本。
需要强调的是，虽然写作主体的笔记，从一个笔记本，升级成为了一个笔记本组，在整体结构体系上，它依然是属于第二个级别，不因为升级为笔记本组而发生改变。
第四步：不断维护
印象笔记的分类有很强的稳定性，但也需要后期不断地维护。在未来，当我们发现对某个笔记的分类遇到困难的时候，就可以稍微花些时间，想一想是不是你现有的分类没有把这个类别考虑进去，然后思考是否要再增加或扩展相关类别。
印象笔记的分类一定不是一蹴而就的，整个架构更像是一个逐渐进化的过程，随着时间的积累，你对笔记结构也会越来越熟悉，甚至形成肌肉记忆。阅读到的大部分内容，不会再为分类的事情耗费过多的时间成本，阅读文章的瞬间心里大概就知道它将归于何处。
所以，分类这件事，别着急，慢慢来，这篇文章主要的目的就是抛砖引玉，期待大家留言分享各自独特的分类方式，大家互相学习。
用不好印象笔记，很大程度上并非工具的问题，而是缺乏正确使用工具的意识和方法。
作为印象笔记的官方认证咨询师，从大学到现在已经用了 8 年时间，这些年也通过写文章和在行约见等方式零散地分享自己的使用心得。《用印象笔记打造知识管理系统》这个教程是我这 8 年印象笔记使用经验的一次系统梳理，希望能让那些想要用好印象笔记的小伙伴真正理解这款工具并且成为会做笔记的信息管理高手。
