如今,拥有 9 亿多用户数量的微信已经成为了连接人与人、人与生活的桥梁。可当我们在享受微信带给我们的便利时,我们也曾因为微信在办公方面功能的缺失而越发焦虑。或许你和我一样都不曾把「微信」视为办公工具,但是却由于工作原因不得不在微信办公时,那么你至少应该知道这些技巧,它们将会显著提升你的微信办公效率。
微信自带的功能
对话设置「提醒」
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快速定位「聊天内容」
很多时候,微信的办公环境常体现在「群聊」的成员交流中,但毫无主次且内容众多的时间线,会让你在寻找和工作相关的内容时非常麻烦,不能快速定位。这时候,我们可以通过「查找聊天内容」来解决。
在微信群聊详情界面中,点击「查找聊天内容」,这时界面除了搜索框外还有 7 个快速搜寻的子选项(群成员、日期、图片及视频、文件、链接、音乐、交易)。这意味着查找聊天内容时你可以先选择以上任意一个选项,再进一步搜寻,快速定位。
例如:我想查找 A 在群聊中的发言记录时,点击「群成员」- 选择 A ,即可出现 A 在群聊中的聊天内容。
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当然了,查找内容是建立在未删除群聊聊天记录的基础上。
学会多利用「收藏」与「笔记」
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同样地,微信还为「收藏」提供了快速搜寻支持。令人遗憾的是,每个微信用户的「收藏」空间仅为 2 GB。
调用其他存储空间
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操作步骤:对话窗口点击「+」选择「文件」,调用 iCould Drive(或者其他存储服务,例如 Dropbox、坚果云……),选择所需文件发送即可。
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利用专业办公应用联动微信
文件收集与整理:印象笔记
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任务管理:滴答清单
滴答清单 是一款拥有跨设备云同步、周期提醒、清单管理、清晰分类、协作和集成日历的应用,我们可以利用它与微信的联动,更好地帮助自己高效完成任务和规划时间。
当你在微信收到同事或领导发给你信息后,你可以直接将其存入滴答清单作为待办事项;当你在微信中处理多项代办事项时,你可以无需专门打开待办事项应用,只需在滴答清单公众号的对话窗口发送事项即可成功创建,你甚至还可以直接发送一段语音便可成功创建任务。
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操作步骤:关注公众号「滴答清单」- 绑定账号 - 长按需要保存内容 - 点击「多选」- 点击底栏最右「…」- 选择「滴答清单」即可。
任务创建成功后,装有滴答清单应用的设备将会在规定时间内推送通知。
团队协作:Teambition
Teambition 是一款曾被 App Store 首页推荐的国内效率类应用,它能帮助团队轻松共享和讨论工作中的任务、文件、分享、日程等内容,让团队协作更加高效。
当你的同事与领导对这类软件的意义不明确且不想下载客户端时,连接微信服务号的 Teambition 无须先注册,直接分享项目,对方便能立刻成为项目成员,与你展开协作。同时也无需客户端,在微信上便能接收和查看来自 Teambition 的项目新动态和项目进展。让工作更简单!
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操作步骤:关注公众号「Teambition」- 项目进展 - 绑定账号。
定期整理及备份文件
整理、备份文件是提高办公效率不可缺少的一步,在微信中也是如此。以我个人使用场景来说,我选择将在微信收到且值得保存的文件存储至 iCloud Drive 或添加到微信「收藏」。
我偶尔遇到的微信办公的场景常常会是文件的传阅及修订,当该项目结束后,我所保存的文件就会有涵盖项目初期、中期、末期,同一份内容会存储多个版本(而我只需最终的版本),这不仅不利于我后期的搜索,还会减少我有限的存储空间。
由于我使用较多的是苹果设备,当我准备开始微信办公某个项目前,我会现在 iCould Drive 中新建该项目文件夹,然后在其中新建「收集」、「整理」、「完成」三个子文件夹,分别存放不同时期在微信收到的文件。
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当项目完成后,我便打开「滴答清单」公众号对话窗口,发送某个时间整理某项目文件即可创建任务。
此外,我也可以利用微信「收藏」灵活的标签来整理文件,将收到的文件打上标签,在搜索和整理时便可快速定位。
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如果你还在为微信办公的低效而郁闷,那么你不妨试一试以上这些技巧。如果你有更多的好技巧,也欢迎你在评论中与大家分享。