前阵子我从 OmniFocus 换到了 Todoist，基本上没有痛感的就切换过来了。毕竟工具只是一个载体，核心还是你驾驭任务系统的方法。稍微有些不适的事情是，默认提供的「今天」视图，不能像 OmniFocus 的「预测」一样，独立显示「推迟到」当天的事件。不过昨天我突然想通了，不仅不需要像 OmniFocus 一样，甚至我原来的用法都是「错」的。
不管有没有迁移到 Todoist，有部分 OmniFocus（或者其他 GTD 应用）的老用户可能像我开始时一样，觉得任务不能设置「开始日期」是个不方便甚至不能接受的设定。
一个任务，截止日期并不是今天；我既希望在今天的日程里看到它，又不想他显的很紧急的样子，该怎么办？
为什么要给任务设置「开始时间」？
举个例子，一个事情你得做个三四天，这周五截止。你打算周二开始做，每天做一部分直到完成。在 OmniFocus 里你可能会设置成这样：
设置推迟日期为周二，这样周二就可以看到这个任务；因为它不在截止任务区域，所以不会导致你「很紧张」。然后你得在当天结束之前把这个任务手动推迟到周三，否则你明天就该看不到这个任务了。
在 Todoist 里，任务只有一个「日程安排」可以填，也就是截止日期。我们把这个周五截止的任务设置成什么时间才合适呢？设置成周五，周二、周三、周四就看不到；设置成周二，然后每天做完了推迟一天？那这个任务得恶心死你，你看到就不想做，真的做完了当天的部分你又点不了完成，很没成就感。
弄清楚「下一步行动」是什么
我之前用 OmniFocus 时真的用「推迟到」作为开始时间，其实仍然会缺乏成就感，也同样会觉得恶心。让我们先来回顾一下 Getting Things Done 一书中关于事件定性的部分。
假设一个任务是需要完成的，那你就要搞明白所谓的下一步行动是什么。当你对照着当天任务去执行时，都不应该再思考「这个任务究竟要我干什么」这样的问题。可以再看看书中给「下一步行动」举的例子：
- 给弗雷德打个电话，让他提供他所推荐的那家修理厂的电话号码。
- 起草有关预算会议议程的想法。
- 与安吉拉谈一谈我们打算建立的文件归档系统。
- 从因特网上了解一下数据库管理软件的情况。
对着这个列表，你只要按部就班的完成就可以了。如果你把这些任务排在了某天截止，那这些事情当天一定都能完成。
如果我想计划一次长途旅行
我最近在计划前往台湾的旅行，如果我在收件箱里记录：
九月份去台湾旅行
那我在九月份是肯定没法前往的，毕竟我没有往来台湾通行证、没有预订机票、没有做好行程规划等等。合理的做法是什么？将任务拆解，拆开成若干个可以执行的动作：
1. 整理出前往台湾自由行所需准备的内容列表
如果你有明确的出行时间限制，上面这条任务你应该尽快安排时间完成，然后你可以得到一个清单：
2. 大陆居民往来台湾通行证及有效签注
3. 所在地往返台湾的机票
4. 旅行路线规划
5. 行程中可能需要的火车、汽车、景区门票等
6. 必备行李的清单
7. …
其中通行证和机票都有明确的时间限制，也是最需要被规划的部分。机票最好在通行证确认以后再购买，避免被拒签还要承担金钱损失。所以先搞定通行证，你为这项任务设定了截止日期：
到了设定日期的那天，你去了办证大厅，估计该被告知缺少很多相关材料了。这种事情我在过去没少遇到 Orz 。所以上述的第一项任务还应该被拆解，整理出办证所需要的材料。如果是你已经有的材料，可以添加到备注或评论里，不在身边或是还需要办理的，就应该单独列为一项任务：
最后，还要根据了解到的资料为各项任务设置具体的日期（既是截止日期也是执行日期）。可以看到，涉及到的两个证件办理都有挺长的行政周期，如果没有事先了解，很可能面临无法成行的风险。执行过程中还要注意根据实际的完成情况，及时调整后续任务的时间。
如果任务开始之前不先做好拆解，你的大脑就会试图一边拆解任务一边执行任务，效率变得十分低下，甚至任务变得我们计划 9 月份去旅行，看似现在才 6 月份，但是杂七杂八的手续办理下来，已然没有多少剩余时间供你购买打折机票了（据我了解，为了省钱，很多朋友的长途旅行会在半年甚至更久之前就准备并计划好）。
所以，任务在开始执行之前不先做好拆解，你的大脑就会试图一边拆解任务一边执行任务，效率变得十分低下，甚至任务变得无法完成。相反，在执行前就尽可能计划好，不仅效率更高，而且对于阻碍任务完成的风险也更有预期。当然，本文想提的最重要一点是，在这种情况下，具体的某项任务的截止日期和他的执行日期完全可以是同一个属性，也就没必要额外设置了。
任务的量化、细化、流程化
上面的这个例子十分的具体，你的脑海中大概会浮现一些你觉得没法拆解的任务。而且不像是办通行证这样，有那么多现成的信息可以查阅。所以，我还要和你介绍任务拆解的「三化」大法：
能量化的就量化，不能量化的就细化，不能细化的就流程化。
这个「三化」是个前辈分享给我的项目管理经验。当时我刚开始为整个项目排期，不明白怎么给项目中的人员做任务拆解。对应到 GTD 中，也就是不明白应该怎么编排其他人的「下一步行动」。
任务的量化
最理想的情况是将任务进度量化，例如你看在线视频的时候，屏幕上可能会显示进度，加载了 3%、15%、69%……这里的百分比都是视频文件真正被下载到本地的占比。工作里有没有这样的情况呢？例如客服人员的工作指标是一周内答复 500 条用户的反馈，那他每天应当完成的指标就在 100 上下，多一点少一点没关系，周五的时候它完成了 500 条就行。
例如 Todoist 里，你给自己设定了每天至少要完成 N 个任务，也属于一种量化：
任务的细化
这时候你得给一名网页开发工程师安排工作了。有个网页需要开发，有一周的时间可以安排。作为项目管理人员你应当每天都了解一下任务的开发进度，而不是一周以后再去问「你做完了吗？」
所以周一下班的时候你问技术人员「今天做了多少？」他说「我做了30%」，你怎么知道他说的是不是真的？这种情况你应该在任务开始前，和这位开发做技术分解，把「一个网页」分解成组成网页的若干个模块，例如：
- 搭建页面框架
- 页面顶部导航
- 页面底部信息
- …
- 视觉还原
并和他一起约定这些细分的实现顺序；这样每天和他一起回顾的时候，你只要问他「顶部导航做完了吗？」；这就是将任务细化；大部分工作到这一步都可以拆解了。
任务的流程化
然而，你的项目里还有一些运营人员，他们的任务可能是给你的产品策划一些活动。假设你们每周都要策划一个活动，运营需要把这个活动的时间、地点、人物都想好。
- 确定活动目标
- 确定活动方案
- 确定活动流程
- 写明活动说明
- 活动上线运营
你会发现每周的活动都要经过这样一个流程才上线，那你每天只要和运营人员回顾当天的流程是不是完成了。
同理，工作及日常里的任务也是可以按照这个方法来拆解，能量化的就量化，不能量化的就细化，不能细化的就流程化。
总结
这篇文章从生活里的计划，讨论到了工作里的项目计划。希望大家能够理解，当一个任务被拆解得足够细致时，具体动作的执行日期和截止日期，应当在同一天。当然会有例外，但在少数情况下手动推迟日期应该就不是困扰了。这时候用 OmniFocus 的「推迟到」或者是 Todoist 的提醒时间都随意了。
只是为了让你的管理软件看起来舒服，可能不值得这么大费周折。然而找出「下一步动作」的意义远不止于此，你可以真正做到计划和执行两个步骤的分离。确保高效率的同时，避免了无数导致目标无法达成的风险。
当我们面对收件箱中的事项时，不应该匆匆忙忙的就开始动手。而是先搞明白，这个事项究竟是什么、能不能做以及下一步做什么。