具透 | 加入「团队协作」功能的 iWork，可能真的要提高生产力了

如果你打开更新过的 Pages、Keynote 或 Numbers首先展示就是新加入的协作功能。对这项新功能的熟悉我们也直接从一次协作开始!2

协作开始前你需要知道的

协作工具是为团队而准备的iWork 通过分享文档的链接来邀请成员加入编辑文档而在分享链接之前你可以通过设置不同的访问方式和读写权限来应对不同的团队合作场景。
iWork 文档协作的访问方式分为:

• 仅我邀请的人
• 任何拥有链接的人

两者一个是需单独发送链接邀请另一个是不限特定人只要点击链接就可以加入。除此之外还有一些隐藏的区别

• 在文档的访问方式为「仅为我邀请的人」时文档的拥有者创建者可以灵活的修改每个成员的读写权限预览还是可以编辑以及让某个成员离开文档。
• 而如果访问方式选成「任何拥有链接的人」就只能同时调整所有成员的读写权限且不能让特定成员离开只能终止共享。
• 当你想把文档的访问方式从「任何拥有链接的人」切换到「仅为我邀请的人」时会把所有成员删除需要之后重新邀请回来。

好了根据自己的需求选定了文档访问方式之后将链接分享出去看到信息窗口成员名后的彩色标记亮起3就意味你们可以开始同时编辑文档了。

相隔千里就像同处一间办公室

协作功能的出发点是希望团队成员间能同时在一份文档上工作节省时间和沟通成本。要想获得预期的效果就得保证体验上的顺畅。

编辑协作文档和之前单独编辑一份文档没什么不同你可以保持你之前的使用软件的习惯。不同的是文档中多出了其他成员修改文档的痕迹。同一份文档中不同成员的光标所在之处会用相应的颜色忘了的话可以在协作信息窗口中查看标示出来以免成员间在同一处编辑造成文档冲突。

其次值得关注的是「批注与修改」面板。每个成员对文档的每次编辑或是评论都会出现在这个面板。

不同于其他协作软件中类似面板只起到汇聚信息的作用iWork 中可以对每一次编辑选择「接受」或是「删除」以此保证虽然是多人协作同一份文档但是不会出现修改给替换掉又或者是成员间编辑的冲突。要知道多人协作最怕出现混乱无序还没法回复的局面。

最后是正文界面你也可以调整不同的视图选择查看同伴间的修改或是只看一份完整干净的文稿。

选苹果还是谷歌其实是风格之争

不论是苹果还是谷歌的文档协作都想给人一种「实时」的感觉。两者看似功能相似但是 iWork 协作不支持离线编辑而且还限制了一部分功能4粗看 Google Docs 从功能上要强大很多。要想真正对比两者的差异先要试着理解下 CAP 理论5。

CAP 理论描述的是基于网络的数据共享系统 (文档协作即是如此)数据的一致性、可用性和分区存在只能三取其二简单的说真正的文档实时协作是不可能。如果有用过协作类的软件常会遇到所谓的「文档冲突」需要手动的再去编辑文档。所以产品设计师会在一致性 (所有设备的文档同时保持一致) 和可用性 (用户能不能实时编辑文档) 间做取舍。

Google Docs 早已推出的共享文档功能就是典型的保证可用性而牺牲了一定程度一致性的例子。Google Docs 文档可以离线编辑而且在编辑内容上也不做过多限制可以说共享状态下的 Google Docs 和非共享的文档编辑起来没什么两样。

潜在的问题就是不同地方的文档可能不一致例如离线过后的文档与最新文档的合并问题。不过似乎这个问题并不严重其实这是 Google Docs 强大的「历史版本」功能的功劳。Google Docs 自动依据修改时间和算法合并出文档的最新版本而详细的历史版本使得用户在发现文档不正确合并时还有后悔药可以吃。所以可以大胆的提供离线功能。

而 iWork 其实是首要保证文档的一致性在不同的设备上都能保持一致而且不需要使用者自己去调整。所以限制了一部分编辑功能例如自动生成目录也放弃了离线功能再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能使得尽可能的避免的出现文档冲突这种烦心的场面。

当然一致性与可用性不是非黑即白的选择除了这两家还有 Office 和石墨文档等产品就是在这之间做取舍。不过Google Docs 在这方面就是正面的例子在两者间取得了极好的平衡。iWork 目前缺少离线编辑是十足的遗憾。尽管一如苹果的风格使得产品很易用但是还是希望能进一步增强协作这个功能。不过如果根据自己的实际情况和需要再去选择相应的协作工具才会最大限度激发生产力。